Zeitmanagement für Produktmanager:innen in der Industrie

Quelle: Institunional Money

Ein:e Produktmanager:in in der Industrie erscheint in der Regel frühmorgens auf der Arbeit und verlässt diese erst abends – aber das oft ohne etwas für sein/ihr Produkt bzw. seine/ihre Produktgruppe erreicht zu haben. Du kennst es wahrscheinlich.

Dabei hast Du Dich doch auf die dringenden Aufgaben konzentriert. Also woran liegt es?

Die Aufgaben und Herausforderungen jede:r Produktmanager:in sind komplex. Von der Ideengenerierung hin bis zur Planung, Kontrolle und Koordination eines Produktes bzw. einer Produktgruppe fällt alles in den Aufgabenbereich eine:r einzigen Produktmanager:in. 

Neben seiner/ihrer Funktion als Innovator:in fungiert er/sie insbesondere als Kommunikator:in zwischen den für sein/ihr Produkt bzw. seiner/ihrer Produktgruppe relevanten Abteilungen.

Als Schnittstelle zwischen dem Vertrieb und/oder Marketing und der Entwicklung, ist er/sie mit verschiedenen Aufgaben belastet. So wird – durch die unzähligen digitalen Kommunikationsmöglichkeiten begünstigt – der Aufgabenberg eine:r Produktmanager:in auch durch das Abarbeiten von Aufgaben nicht weniger. Ganz im Gegenteil: Der Aufgabenberg wächst von Tag zu Tag.

Es besteht daher die dringende Notwendigkeit, “Wichtiges” von “Dringendem” zu differenzieren. Ein:e Produktmanager:in muss lernen, Prioritäten zu setzen und seinen/ihren Arbeitsablauf besser zu planen. Denn wenn man sich nicht die Zeit für gewisse Aufgaben nimmt, wird das eigene Produkt bzw. die eigene Produktgruppe ausnahmslos scheitern.

Da gutes Zeitmanagement eines der Erfolgsfaktoren für den Erfolg eines Produktes bzw. einer Produktgruppe bildet, haben wir für Dich unsere Tipps für ein besseres Zeitmanagement zusammengefasst.

#1 FAQ Liste erstellen

Erfahrene Produktmanager:innen wissen, dass es sinnvoll ist für wiederholte Fragen eine FAQ Liste anzulegen und diese allen beteiligten Mitarbeiter:innen für Rückfragen zur Verfügung zu stellen.

#2 Whitepaper erstellen

Auch mit der Bereitstellung eines Whitepapers kannst Du beteiligte Mitarbeiter:innen und zukünftige Teammitglieder:innen über das laufende Produkt bzw. die Produktgruppe auf dem Laufenden halten.

#3 Nur an Meetings teilnehmen, wenn man muss

Die Teilnahme an Meetings kostet Zeit. Meetings anderer Abteilungen, bei denen Du denkst, dass sie wichtig sein könnten, sind für Dich als Produktmanager:in in der Regel nicht relevant. Eine Teilnahme an Meetings anderer Abteilungen solltest Du nur auf Anfrage des/der jeweiligen Abteilungschef:in vornehmen. Denn diese:r weiß am besten, welche spezifischen Informationen für Dich interessant sind.

#4 Zeitallokation

Erfolgreiche Produktmanager:innen nehmen sich die Zeit, sich zwei bis drei Stunden am Tag kritisch mit dem eigenen Produkt bzw. Produktgruppe auseinanderzusetzen und die vorliegende Produktstrategie zu überdenken. Eine ganzheitliche Betrachtung des Produktes bzw. der Produktgruppe ist erforderlich, um Verbesserungen zu entwickeln. In diesem Prozess solltest Du Dich auch mit den Produkten der Wettbewerber:innen auseinandersetzen und neuen Technologien erforschen.

#5 Benachrichtigungen stummschalten

Doch Unterbrechungen durch E-Mails, Nachrichten und/oder Anrufe hindern Dich daran, Dich mit den oben angeführten Aufgaben zu beschäftigen und beeinträchtigen darüber hinaus Deine Zusammenarbeit mit Deinen Teammitarbeiter:innen und anderen Mitarbeiter:innen. Benachrichtigungen sollten daher zeitweise stummgeschaltet werden, damit Du Dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren kannst.

#6 Aufgaben priorisieren

Die Stunden am Tag sind begrenzt und so sind auch Deine Arbeitszeiten. Du solltest Dich daher vor Beginn jeder Arbeitswoche darüber im Klaren sein, welche wichtigen Aufgaben in jeder Woche anstehen.

  1. “Welches Projekt muss vorrangig bearbeitet werden?”
  2. “Welche Aufgaben innerhalb des Projektes müssen vorrangig bearbeitet werden?”

 

Das sind die Fragen mit denen Du Dich zunächst befassen solltest.

#7 Aufgabenanzahl beschränken

Du solltest zudem versuchen, Deine To-do-Liste auf drei Aufgaben zu reduzieren. Eine zu lange To-do-Liste führt nur zu Prokrastination und zusätzlichem Stress. Fokussiere Dich auf die wichtigen Aufgaben, auf die Du Dich im Laufe des Tages konzentrieren müssen.

#8 Die richtige Software benutzen

Greife auf eine Software zurück, die genau auf  Deine Bedürfnisse und Wünsche als Produktmanager:in zugeschnitten ist.

Kanban-Tools: Einfaches Projektmanagement für Teams

Mit dem Einsatz von Kanban-Tools wie Trello oder Asana kannst Du Deine Workflows verbessern und ein schnelleres und effizienteres Zusammenarbeiten und so eine Produktivitäts- und Qualitätssteigerung von Produkten bzw. Produktgruppen erreichen.

Kanban-Tools

🟢 Hohe Transparenz

🟢 Visualisierung von Aufgaben

🔴 Begrenzte Anzahl von Mitarbeiter:innen

🔴 Kurzfristige Planung

Agiles Tool: Die Feedback-Software für jede:n Produktmanager:in

Das agile Tool Evolute Connect liefert Dir strukturiertes und kontinuierliches Feedback verschiedener Zielgruppen zu Produkten bzw. Produktgruppen. So kannst Du z.B. schnell und spontan in direkten Kontakt mit Handwerker:innen treten und diese ihr Produktfeedback  jederzeit und selbstständig an Dich übermitteln. Darüber hinaus lässt sich Dein Außendienst mit Evolute Connect direkt in das Tagesgeschäft integrieren und erlaubt einen schnelleren Informationsfluss.

Agiles Tool

🟢 Kontinuierlicher Feedback-Zyklus

🟢 Gruppen- und Panel Management

🟢 Strukturierte Daten

🟢 Benachrichtigungen und Erinnerungen mit Automatisierung

🟢 Direkter sowie schneller und spontaner Kontakt zum Handwerk und eigenem Außendienst

Du als Produktmanager:in kannst Deine Arbeit nur meistern, wenn Du das Zeitmanagement beherrschst. Mach nicht den Fehler zu denken, dass mehr besser ist. Mit einem guten Zeitmanagement kannst Du weniger tun und mehr erreichen.

Weniger ist mehr.

Gute Produktmanager:innen wissen, wie sie ihre Zeit am effizientesten nutzen und welche Aufgaben vorrangig bearbeitet werden müssen. Mit der richtigen Kombination aus Denkweisen, Praktiken und Tools gewinnst Du definitiv das Rennen gegen die Zeit.

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